「Excelができる」の目安は?一般事務を目指すなら最低限覚えておきたい機能

「事務職の仕事をしよう！」と思った時、どのくらいのパソコンスキルが必要なのか、明確な基準がなくて困ったなと思う事はありませんか。

求人の応募要項に「Excelができる」「PowerPointが使える」など書いてありますが、果たして『できる・使える』の基準はどのくらいなのでしょうか？

今回はExcelについて、最低限この内容はできておいた方が良い！と思う基準についてお話ししていきます。

「Excelができる」の基準は？

一般事務として応募する場合、「Excelができる」の基準は、

• シートの書式設定ができる
• データの並べ替えやフィルター設定ができる
• 検索・置換ができる
• 四則演算ができる
• 簡単な関数が使える（VLOOKUP、AVERAGE、COUNTIFなど）

この辺が悩むことなくスムーズにできるのであれば、「Excelが最低限使える」レベルかと思います。

上記以外に、マクロも使えるとさらに『できる』のレベルが上がります。

仕事上では「マクロの記録」で作業を自動化できるだけでも十分な場合もありますし、
VBAでプログラミングができるレベルで必要な場合もあります。

ただ、一般事務であればVBAまで求められることは稀ですので、マクロの記録ができればOKでしょう。

もしマクロが使えるのであれば、履歴書にもアピールポイントとして書くことができます。

四則演算について

四則演算は足し算・引き算・掛け算・割り算のことで、Excelを使うにあたり基本になる計算式です。
今までExcelを使ったことがない、と言う人は、まずは四則演算をマスターしておきましょう。

私たちが普段使用する計算式と考え方は同じですが、使用する記号が異なるものがあります。

四則演算で使用する記号
足し算 → +	掛け算 → *
引き算 → –	割り算→ /

掛け算と割り算に使用する記号が異なりますが、計算式の書き方は同じです。

例えば、「2×5」を計算したいなら、セル内に「=2*5」と記載すれば、セルには答えとなる10が表示されます。

関数について

Excel関数を使用することで、あらゆる計算を早く・正確にすることができます。
作業効率が手作業とは比べ物にならないほど上がるため、Excelを使うなら関数の使用は必須です。

様々な関数がありますが、事務職をするにあたり押さえておきたい関数には下記のようなものがあります。

• SAM（合計値を求める）
• AVERAGE（平均値を求める）
• COUNTA（空白ではないセルの個数を数える）
• COUNTIF（条件に当てはまるセルの数をカウントする）
• ROUND（四捨五入）
• VLOOKUP（特定のデータに対応する値を取り出す）
• IF（条件に応じて表示内容を変える）

…この関数を聞いて、全くイメージがわかないと言う場合は、まずはこの関数を覚えましょう。

Excelには多数の関数があるため、すべてを覚えるのは難しく、実務では調べながら覚えていくことも多々あります。
ただ、よく使う関数については覚えておいた方が何かと便利です。

マクロについて

マクロは、登録しておくことで同じ動きを何度も簡単に行えるようにするものです。

マクロの登録はコードを書く方法と、実際に自分が動かした動きを記憶させる方法と二通りあります。

コードを書くのは専門コードを覚えなければならないので難しいですが、自分が動かした動きをマクロに登録するだけならばボタン1つで操作可能です。
登録方法だけでも覚えておくとアピールできるポイントが1つ増えます。

また、マクロは登録するだけでは意味がありません。
登録したマクロを再生し、自動的に同様の動きをさせて作業の時間を短縮にすることで、作業効率を大幅にアップさせることができます。

繰り返し同じ動きをするものについては、マクロを登録し時短をすると良いです。
実際にマクロを登録→再生してみて、イメージを掴んでみてください。

その他必要なスキルについて

ExcelからPDFで書き出しができる、印刷設定（ヘッダーやフッターなど）がスムーズに行える、差し込み印刷ができる、なども必要です。

また、表計算だけではなくグラフの作成やピボットテーブルなども使えると、さらにアピールできるポイントが増えます。

現在のExcelはグラフツールが使いやすくなっていますので、ボタン1つで棒グラフから円グラフ、バブルチャートなどを簡単に作成することができます。

ただグラフを作れる、というだけでなく、データに合わせたグラフ作りができると尚良いです！

分析したいデータに合わせて、棒グラフにするのか線グラフにするのか、円グラフにするのか…どのグラフを作成するのが良いかを見極める。
複数のデータを組み合わせて複合グラフを作ることでデータを客観的に見れるようにする。

そういったことまでできると、職場では結構重宝されます。
一般事務だけではなく、営業事務としても活躍できるでしょう。

基本的な知識がないと、時間の無駄遣いになる

Excelは、入力するだけなら正直誰でもできると思います。
ただ、いろいろな機能を使いこなせる人と、使いこなせない人では作業時間にかなり差が出てきます。

扱うデータが膨大になればなるほど、何時間も何十時間も変わってくることもあるのです。

ここでは、今まで私が出会ったことがある「Excelの知識が足りず、無駄に作業時間ばかりかかってしまった人」をご紹介します。

置換機能を使いこなせず膨大な時間ロス

置換機能を使いこなせない人は、一部の修正が必要になった場合に全てを目視で確認し、1つずつ打ち直しする、という手間が発生してしまいます。

以前私が勤めていた会社で、数千件のデータの中から電話番号の「-（ハイフン）」を全て消す、と言う作業が発生したことがあります。
「080-○○○○-△△△△」→「080○○○○△△△△」に変更する作業です。

ちなみにこの作業、置換機能を使用すれば1分かからず全件のデータ修正が完了します。
これを、置換機能を詳しく知らなかった元同僚は、手入力で1件ずつ修正していました。

同じデータの中に電話番号以外に「-」が使用されている箇所があったため、置換ではできないと言うのです。（メールアドレスの欄があったため、メールアドレスに-が使用されていた）

…でも、置換機能は範囲選択することができます。
指定範囲内だけ置換することができるので、ほかの列に「-」が使用されていたとしても、影響はないのです。

元同僚は範囲選択できることを知らず、かなりの時間をそのデータ修正に使っていたとのことでした。
（私が気が付いたのは夕方で、朝からやっていたと言っていたのでおそらく4～5時間は作業していたでしょう…）

1件の修正には10秒程度しかかからないかもしれませんが、それが数千件となれば一体何時間あれば作業が終わるのでしょうか…。

置換機能を使えば一瞬で終わる作業が、それを知らないだけで何時間もの無駄な作業をしなくてはいけなくなってしまうのです…

「＆」を使えばすぐ終わるのに…

住所が県と市区町村で分かれて入力されているデータを、1つに直したい時ってありますよね。

都道府県	市区町村	町名・番地
東京都	新宿区	新宿〇丁目△-✕

当時、新卒で入社してきた女性が、Excelとっても苦手な子で、この作業を1つずつコピペで作業していました。
しかもショートカットキーも知らなかったようで、ひたすらマウスでコピー→貼り付けしてた…

これもデータが数百件・数千件と多い場合は1つずつ直していたら正直キリがありません。
都道府県コピペして、市区町村をコピーして都道府県の後にペースト、町名・番地をコピーして市区町村の後にペースト…って、考えただけで辛くなります💦

これは「＆」を使うことで、一瞬ですべてのデータを結合することができます！
都道府県がA列・市区町村がB列・町名番地がC列の場合、「=A2&B2&C2」とすれば、「東京都新宿区新宿〇丁目△-✕」という結果になります。

逆のパターンで、都道府県と市区町村、町名番地を分けたいなら「データ」–「区切り位置」の機能を使えば、すべてのデータを一瞬にして修正することができるのです。

「Excelが使える」＝作業時間を短縮できる

Excelを使いこなすためには、膨大な機能を全て覚えているのが1番理想的ですが、機能が多すぎるので完璧に使いこなす事は難しいです。
（私の周りには、私含め完璧に使いこなしている人はゼロです）

ただ、Excelはとても優れた表計算ソフトのため、作業効率を上げていくことは可能です。
思いつく限り、時短ができないかどうか調べながら、少しでも作業の効率が上がるよう試行錯誤してみてください。

取り扱っているデータによっても、やりたい事と言うのは異なります。
自分が今必要な機能を、どうしたら使いこなせて時短できるのかというのを常に考えながら、Excelを使ってみてください。

ネットで調べれば、ほとんどの機能は調べられます。
そのため、初めから無理して全部を覚えようとせず、最低限の知識を覚えた後は必要に応じて機能を使っていくことが良いでしょう。

1番いけないのはExcelが苦手だと思い込んでしまうことです。

Excelの機能自体は正直そんなに難しくありません。
後は自分のアイディアと、使いこなそうと思う心がけ、そして検索力です。

検索力についてはこちらの記事でも書いていますが、Excelの機能は検索力があればほぼすべてのことを解決できるでしょう。

人に頼っていいんです。
たくさんのデータの中から、自分に必要な情報だけを集めて行きましょう。

まとめ

Excelのが使えると言うのは、かなり曖昧な表現だと思います。

そのため、Excelを開けて、データを入力できるだけでも「できる」と言ってしまう人もいるかもしれません。

ただ、実際に事務職をしてきた私からすると、Excelが使えると言えるのは、

• シートの書式設定ができる
• データの並べ替えやフィルター設定ができる
• 検索・置換ができる
• 四則演算ができる
• 簡単な関数が使える

言ったところがポイントになるかなと思います。

これから事務職を目指す方は、最低限上記のスキルを身に付けておいてください。

また転職活動や就職活動をする場合、単に「Excelができます」と記載するのではなく、具体的にどういった機能が使えるのかと言うものを記載することで、採用担当者にも具体的なイメージを与えることができます。

VLOOKUP関数を使って別のシートからデータの参照ができる
マクロを使って時間短縮をすることができる
視覚的にわかりやすいグラフを作成することができる

など、自分がどういった機能が使えてどのような効果があるのかと言うことを説明することで、Excelが使えるがどの程度なのかと言うのを伝えることが可能です。

ぜひ履歴書を記載する際はただExcelができると書くだけではなく具体的な内容を書くようにしてくださいね。

以上最後までお読みいただきありがとうございました。